Generalforsamlingen
I tidsrummet imellem dirigenten åbner og lukker generalforsamlingen, er generalforsamlingen gruppens absolut højeste myndighed.
Til generalforsamlingen er følgende stemmeberettiget:
- Medlemmer, der er fyldt 15 år på tidspunktet for afholdelse af generalforsamlingen, udøver selv sin stemmeret.
- Medlemmer, der ikke er fyldt 15 år, kan lade sig repræsentere ved en forælder eller værge.
- Medlemmer af den hidtidige gruppebestyrelse, der ikke er omfattet af ovenstående punkter.
Generalforsamlingen består af en formel del, der er reguleret af korpsets love §10, og en uformel del, der er en drøftelse af visioner og planer for gruppens fremtid.
Valg af dirigent
Indledningsvis vælges en dirigent til at lede generalforsamlingen. Det er dirigentens opgave at sikre, at dagsordenens punkter bliver forsvarligt behandlet, og konstatere resultatet af diverse afstemninger. Når dirigenten lukker/afslutter generalforsamlingen, overgår myndigheden til den nyvalgte gruppebestyrelse.
Valg af referant
Det sker mange gange, at gruppens eksterne samarbejdspartnere, eksempelvis banken og kommunen, efterspørger generalforsamlingsreferatet. Først og fremmest for at sikre sig, at de personer, der forhandles med, rent faktisk har mandat til at forpligte gruppen.
Desuden fortæller referatet også vores samarbejdspartnere en del om gruppens ”professionalisme”, dvs. evne til at indgå i forpligtende samarbejder.
Derfor er det vigtigt, at referatet er fyldestgørende. Det er faktisk dirigenten, der har ansvaret for dette, men i praksis er det jo i samarbejde med referenten.
Den formelle del
- Aflæggelse af beretning. Imellem generalforsamlingerne fungerer gruppebestyrelsen med ansvar overfor generalforsamlingen. Derfor er formålet med beretningen at redegøre for bestyrelsens arbejde og vigtige beslutninger. Beretningen skal vedtages ved afstemning for officielt at være godkendt. Det er aldrig sket, men skulle det forekomme, at generalforsamlingen forkaster beretningen, vil der opstå en meget kritisk situation.
- Godkendelse af regnskab. Regnskabet er udarbejdet af bogholderen, efterset af kassereren, revideret og godkendt af gruppebestyrelse, inden det forlægges for generalforsamlingen. Det tilstræbes at det fulde regnskab har været tilgængeligt for de stemmeberettigede forud for generalforsamlingen, så fremlæggelsen kan begrænses til hovedtallene og besvarelse af spørgsmål. Regnskabet skal vedtages ved afstemning for officielt at være godkendt. Det er aldrig sket, men skulle det forekomme, at generalforsamlingen forkaster regnskabet, vil der opstå en meget kritisk situation.
- Indkomne forslag. Her drejer det sig typisk om forslag, med konsekvenser for de fleste eller alle medlemmer. Eksempelvis fastsættelse af kontingent eller regulativ for benyttelse af gruppens hytter og ressourcer. Alle stemmeberettigede kan fremsætte forslag, og gruppebestyrelsen fastsætter en passende deadline for rettidig indlevering. Kun forslag, det fremgår af dagsordenen, kan bringes til afstemning, og afstemningsresultatet skal fremgå af referatet.
- Valg af gruppeleder og gruppeassistenter. Det vil sige den uniformerede del af det, der kommer til at forme det fremtidige Forretningsudvalg. Valghandlingen er beskrevet i korpsets love §10 stk. 5. Resultatet af afstemningen skal fremgå af referatet.
- Valg af kasserer og medlemmer til gruppebestyrelse. Vi tilstræber altid, at formanden for gruppebestyrelsen vælges blandt de forældre, der stiller sig til rådighed for at indtræde i bestyrelsen. Kassereren kan både være uniformeret eller forælder. Under dette punkt vælger spejderne og lederne også deres repræsentanter. Navnene på de valgte personer skal noteres i referatet.
- Valg af to revisorer. Fordi Sct. Michael gruppe har organiseret sig med en udpeget bogholder, har gruppens kasserer i årevis fungeret som den ene revisor. Derfor har gruppen på nuværende tidspunkt kun en generalforsamlingsvalgt revisor.
Den uformelle del
Forhandling om gruppens arbejde fremover og planer for udvikling og vækst.
Denne del af generalforsamlingen kan struktureres på mange forskellige måder. For eksempel kan man dele sig i arbejdsgrupper. Kort sagt trumfer nytten af beslutningerne mødeformen.
Sædvanligvis vil gruppebestyrelsen og ledergruppen have forberedt et oplæg. Hertil kommer, at den ydre omverden (f.eks. via lovgivning) påvirker gruppen på måder, det vil være nødvendigt at drøfte.
Konklusionen af drøftelserne skal fremgå af referatet, helst på en operativ måde.
Eventuelt. Og lukning af generalforsamlingen
Det er vigtigt med det samme at fastslå, at det ikke under punktet ”Eventuelt” kan træffes bindende beslutninger. Derfor er det så vigtigt, at forslag der ønskes behandlet, er blevet optaget på dagsordenens formelle del.
Herefter takker dirigenten for god ro og orden, og lukker generalforsamlingen.
Der er så lige et ledelsesmæssigt tomrum, indtil den nye gruppebestyrelse har konstitueret sig selv med en bestyrelsesformand. Resten af forretningsudvalget er jo specifikt blevet valgt.